¿Trabajas en un departamento de Comunicación o Marketing? Conseguir difusión de la actividad de tu empresa, organismo o institución seguro que está entre tus cometidos profesionales y el trabajo con los medios de comunicación es una parte fundamental para conseguir este objetivo. Es una labor que requiere ser organizado en nuestra forma de trabajar, tener facilidad para las relaciones públicas, poseer empatía, y saber actuar rápido en situaciones de crisis si queremos conseguir esa atención mediática tan anhelada. Y lo que es todavía más fundamental, lo que queremos lograr es que esa atención de los medios se canalice de forma positiva para nuestra empresa.

¿Cuáles son las reglas de oro para tratar con los medios de comunicación?

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Estas son las cuestiones que no debes perder de vista:

1. Tener claros nuestros objetivos

Al igual que sucede con cualquier otra actividad profesional, tener claros los objetivos que pretendemos conseguir es fundamental para poder trazar un plan de acción. En el panorama mediático no todo vale, no se trata de salir en los medios a cualquier precio. La forma en la que queremos mostrarnos tiene que ser meditada sin que resulte forzada. Tenemos que contar lo que sabemos hacer sin artificios, destacando aquellos puntos fuertes de la empresa u organización a la que representamos.

2. Planificar las acciones con antelación y previsión

Es importante planificar las acciones de comunicación que se van a realizar durante el año, para tener claros los plazos en los que tenemos que trabajar y no dejar nada a la improvisación. Las prisas no son buenas consejeras y, salvo ocasiones puntuales en las que no nos quedará más remedio que atender a cuestiones de actualidad que no habíamos previsto con celeridad y efectividad, el resto del trabajo podemos planificarlo con antelación suficiente. Esto nos ayudará a fijar plazos para saber cuándo es mejor enviar una nota de prensa, una convocatoria a los medios, elegir la fecha idónea para una rueda de prensa, etc.

3. Tener una buena base de datos

Nuestra agenda de trabajo debe estar llena de contactos relevantes e indicados para los temas que solamos tratar. Para ello, debes averiguar qué periodista de cada medio de comunicación está especializado en tu tema de interés, para estar seguro de que tus notas y comunicados llegarán a la persona adecuada. Mantén tu agenda actualizada, para cerciorarte de que tu comunicación no se pierda por el camino y que llegue a la persona a la que tiene que llegar. Los correos de redacción generales también son útiles, pero ten en cuenta que reciben cientos de emails cada día, con lo que es mejor escribir también el responsable de sección o redactor del tema de nuestra especialidad para estar seguros de que nuestra comunicación llega e incrementar las posibilidades de que le presten atención.

4. Generar una comunicación estable y relevante

Es importante mantener una comunicación estable para que los medios conozcan de nuestra actividad, sin pecar de ser demasiado pesados. Para ello, tendremos que seleccionar  aquella información que pensamos que sea relevante para los medios y que les pueda interesar. Con frecuencia caemos en el error de pensar que lo que a nosotros nos interesa comunicar como empresa es lo que a la prensa le va a llamar a atención, pero nunca es así. Si intentamos «vender» un contenido muy publicitario y pretendemos que se publique en la sección de noticias, es muy poco probable que les interese salvo que contratemos un espacio de publicidad propiamente dicho. Y lo cierto es que, aunque cada opción tiene su momento, el consumidor/lector/oyente siempre da mucha más credibilidad a la información que no está patrocinada, como es lógico. Así que tenemos que pensar en contenidos que sean realmente noticia para conseguir que los medios nos presten esa atención que buscamos.

5. Nota de prensa vs rueda de prensa

La nota de prensa será nuestra mejor aliada a la hora de comunicar nuestras novedades realmente relevantes. Y cuando la ocasión lo merezca y preveamos poder de convocatoria, una rueda de prensa o convocatoria similar nos ayudará a comunicar nuestras novedades y poder atender a diferentes medios en un mismo espacio. Eso sí, todo tiene que estar perfectamente organizado y tener en cuenta los imprevistos. En la convocatoria tenemos que dejar muy clara la fecha y el lugar de celebración, así como el contenido que se va a tratar. Durante la celebración de la rueda es importante controlar los tiempos para intentar condensar la información y poder atender las demandas de la prensa, incluyendo siempre un turno de preguntas. También tenemos que tener nuestra nota de prensa preparada y anotar cuáles son los medios que han acudido a nuestra cita para hacer nuestro press clipping. A los que no haya acudido, también deberemos hacerles llegar esa información a posteriori.

6. No llames para confirmar si han recibido la nota

Sabemos que es una tentación muy grande pero mejor que no lo hagas. Has hecho todo lo que tienes que hacer: has enviado la nota de prensa o convocatoria a las personas indicadas, con antelación e información suficiente. Ahora toca esperar y recibir su feedback. De los cientos de notas e emails que reciben al día las redacciones, imagina que cada uno de ellos se dedicara a llamar para saber si la han recibido. ¡Sería de locos!

7. Facilítales el trabajo

Otra regla de oro para tratar con periodistas es facilitarles el trabajo en la medida de lo posible. Es importante ofrecerles una nota de prensa o dossier bien redactado y con información útil, en el que se vea lo más destacado de un primer vistazo. También deberás tener en cuenta las necesidades gráficas y audiovisuales: fotografías con calidad suficiente, audios e incluso vídeos que apoyen la información.

8. Atiende siempre sus peticiones y responde con celeridad

A la hora de recibir llamadas y peticiones por email por parte de la prensa, es fundamental responder siempre y al momento. Los medios de comunicación suelen trabajar muy pegados a la actualidad y necesitan hacer sus informaciones en tiempo récord, con lo que tenemos que resolver sus dudas y brindarles la información que necesitan de forma rápida. Una buena impresión es importante a la hora que contacten con tu empresa u organización y no con otra la próxima vez. No debemos olvidar que los periodistas también tienen sus agendas 😉

9. Ten siempre a mano un plan de crisis

No siempre todo es un camino de rosas, con lo que tenemos que prever situaciones de crisis en nuestra empresa que pueden trasladarse a los medios de comunicación. Para ello tenemos que tener elaborado un plan de crisis previendo estas ocasiones de dificultad y cómo vamos a responder y ofrecer la información que se nos demande. Cuando la crisis se presenta, cada segundo cuenta y ofrecer una respuesta rápida es vital para conseguir salir airosos.

10. Ten claros tus portavoces

Es fundamental tener asignados portavoces para hablar de temas concretos. Para que se desenvuelvan con soltura ante los medios, pueden realizar una formación de portavoces y recibir tu asesoramiento para que todo salga perfecto. Así conseguirás que se transmita la mejor imagen posible de la empresa u organización a la que representas al mismo tiempo que atiendes la demanda de información de la prensa.